Restoran Tedarikçi Seçimi ve Yönetimi: Kriterler ve Şablon

Restoran tedarikçisi dört kritere puan verilerek seçilir: ürün kalitesi ve tutarlılığı, teslim saati ve sıklığı, ödeme vadesi, fatura düzeni. Her kritere 1'den 5'e puan verilir, kritik malzemelerde kalite puanı iki kat sayılır. En düşük fiyatı veren değil, toplam puanı en yüksek olan tedarikçi seçilir; çünkü geç gelen ya da bir gün iyi bir gün kötü gelen malzemenin maliyeti, fiyat farkından büyüktür.

Seçim bir kerelik iş değildir. İlk ay deneme dönemidir: küçük siparişlerle başlanır, her teslimat puanlanır, ayın sonunda karar verilir. Tedarikçiyle ilişki oturduktan sonra da üç ayda bir aynı puan tablosu doldurulur. Puanı düşen tedarikçiye önce sorun söylenir, düzelmezse yedek listedeki alternatif devreye alınır. Stok yönetimi ile tedarikçi yönetimi aynı tablonun iki yüzüdür; par seviyeleri, tedarikçinin teslim sıklığına göre belirlenir.

Kalite: Ürün her teslimatta aynı mı? Bir hafta iyi bir hafta kötü gelen domates, sabit orta kalitede domatesten daha zararlıdır; reçete kartı tutmaz. Kaliteyi ölçmek için ilk beş teslimatta gelen malzemeyi fotoğraflayın ve tartın; sapmayı not edin. Teslim saati: Malzeme servis öncesi hazırlığa yetişiyor mu? Öğle servisi olan işletmede saat on birde gelen sebze o günün servisine yetişmez, ertesi güne kalır ve tazeliğini kaybeder.

Vade: Peşin, haftalık ya da aylık ödeme seçenekleri işletmenin nakit akışını doğrudan etkiler. Vade uzun olsun diye kaliteden ödün vermeyin; ancak eşit kalitede iki tedarikçi arasında vade belirleyici olabilir. Fatura: Her teslimatta irsaliye ve fatura düzenli geliyor mu, birim fiyatlar anlaşılan fiyatla uyuşuyor mu, KDV oranı doğru mu? Faturasız ya da eksik faturalı çalışma, muhasebe ve denetim tarafında sonradan büyük sorun yaratır.

Puanlama tablosu şöyle kurulur: satırlarda tedarikçiler, sütunlarda dört kriter ve toplam. Kritik malzeme grupları (et, süt ürünleri, deniz ürünü) için kalite puanı iki ile çarpılır. Beşinci sütun olarak 'iletişim' eklenebilir: telefon açılıyor mu, sorun bildirince çözüm geliyor mu. Tabloyu tedarikçiye göstermeniz gerekmez; ama sorun konuşulurken 'son üç ayda teslim saati puanınız düştü' demek, 'bazen geç kalıyorsunuz' demekten çok daha etkilidir.

Fiyat karşılaştırması ancak aynı birime çevrilince anlam kazanır. Biri koli, biri kilo, biri adet fiyatı verir; hepsini birim maliyete (kg, lt veya adet) indirgeyin. Teslimat ücreti varsa birim fiyata ekleyin; minimum sipariş tutarı varsa not edin. KDV dahil mi hariç mi, tabloda tek bir düzen seçin. Bu basit dönüştürme, ilk bakışta ucuz görünen teklifin aslında pahalı olduğunu sık sık ortaya çıkarır.

Tabloda her malzeme için en az iki, kritik kalemler için üç tedarikçi fiyatı bulunmalıdır. Fiyatları ayda bir güncelleyin; sebze-meyve gibi oynak kalemlerde haftalık. Fiyatın yanına tarih yazın; tarihsiz fiyat karşılaştırmaya yaramaz. Toplu alım indirimi, kampanya ya da sezon fiyatı gibi geçici koşullar ayrı bir sütunda tutulur; kalıcı fiyatla karıştırılırsa yanlış karar verilir ve kampanya bitince maliyet aniden yükselmiş görünür.

Karşılaştırma tablosunun asıl amacı tedarikçi değiştirmek değil, pazarlık yapmaktır. Mevcut tedarikçiye 'aynı ürünü şu fiyata bulabiliyorum' demek, çoğu zaman tedarikçi değiştirmeden fiyatı düzeltir. Tedarikçi değişimi her zaman bir uyum maliyeti taşır: yeni ürünle reçete kartı yeniden test edilir, teslim saati yeniden ayarlanır, mutfak yeni ürüne alışır. Bu maliyeti göze almaya değecek fark yoksa mevcut ilişkiyi koruyun.

Her malzeme grubu için en az bir yedek tedarikçi, iletişim bilgisi ve son teyit tarihiyle listede durur. Yedek, hiç sipariş verilmemiş bir isim olmamalıdır; üç ayda bir küçük bir sipariş vererek ilişkiyi canlı tutun. Ana tedarikçi bayramda kapandığında, aracı bozulduğunda ya da fiyatı bir gecede artırdığında bu liste servisi kurtarır. Liste telefonda değil, mutfakta herkesin ulaşabileceği yerde durur.

Kritik kalem analizi, hangi malzemenin tükenmesinin servisi durduracağını belirler. Menünüzdeki en çok satan on ürünün ana malzemelerini yazın; bunlar A grubudur ve her biri için yedek tedarikçi şarttır. B grubu, yerine geçebilecek alternatifi olan malzemelerdir (bir peynir yerine başka peynir). C grubu, olmadığında ürünün geçici olarak menüden kaldırılabileceği kalemlerdir. Yedek listesinde önce A, sonra B tamamlanır; C için liste tutmak gerekmez.

Tek tedarikçiye bağımlılık en çok yerel üreticiyle çalışan işletmelerde görülür; ürün kaliteli ve ilişki iyidir, ama üreticinin hasadı bittiğinde menü açıkta kalır. Bu durumda yedek, kalitesi biraz düşük olsa da toptancı olabilir; menüde o ürün için 'mevsiminde' ibaresi kullanmak müşteriye dürüst bir açıklama sunar. Yerel üreticiyle çalışmayı bırakmak gerekmez; yalnızca ürünün olmadığı dönemin planı önceden yapılır.

Teslimat kapıda kontrol edilir; depoya girdikten sonra iade neredeyse imkânsızdır. Kontrolün üç ayağı vardır. Sıcaklık: soğuk zincir ürünlerinde kutu içi sıcaklık termometreyle ölçülür, işletmenin belirlediği sınırı aşan ürün kabul edilmez. Tarih: son kullanma ve üretim tarihi; raf ömrünün yarısından azı kalmış ürün sorgulanır. Tartı: irsaliyede yazan miktar ile gelen miktar karşılaştırılır, koli sayısı değil ağırlık esas alınır.

Kontrolü yapan kişi teslim alma formunu doldurur: tarih, saat, tedarikçi, ürün, ölçülen sıcaklık, tartılan miktar, kabul ya da ret, imza. Form, tedarikçi puanlamasının ham verisidir; üç ay sonra 'kaç teslimat geç geldi' sorusunun cevabı buradan çıkar. Ret durumunda ürün kapıda fotoğraflanır ve tedarikçiye aynı gün bildirilir. Formu kâğıt ya da tablet fark etmez; önemli olan boş satır bırakılmamasıdır.

Teslimat kontrolü FIFO ile burada bağlanır: kabul edilen ürün rafa tarihiyle etiketlenir ve eskinin önüne değil arkasına konur. Tedarikçi teslim sıklığı FIFO'yu belirler; haftada bir gelen ürün yedi günlük stok demektir, raf ömrü yedi günden kısaysa ya teslim sıklığı artırılır ya sipariş miktarı düşürülür. Etiketsiz raf, kapıda kontrol edilmiş teslimatı bile işe yaramaz hale getirir; eski ürün arkada kalır ve bozulur.

Tedarikçi fiyatı arttığında üç şey aynı gün yapılır: karşılaştırma tablosu güncellenir, etkilenen ürünlerin tabak maliyeti yeniden hesaplanır, menü fiyatı gerekiyorsa değiştirilir. Bunu erteleyen işletme, günler boyunca eski fiyatla satar ve farkı kendi cebinden öder. Zam gelen her malzemede menü fiyatı değişmek zorunda değildir; fiyatlandırma stratejisi hangi ürünün fiyatının taşınacağını, hangisinin porsiyon ya da reçeteyle dengeleneceğini belirler.

Kâğıt menüde aynı gün güncelleme pratikte mümkün değildir; baskı bekler, o arada eski fiyat geçerlidir. QR menü kullanan işletmede fiyat panelden dakikalar içinde değişir. MenüYap'ta toplu zam özelliği bir kategoriye tek seferde yüzde ya da tutar bazlı artış uygular; masadaki karekod aynı kaldığı için yeni baskı gerekmez. Bu, tedarikçi yönetiminin menü tarafındaki karşılığıdır: fiyat bilgisi mutfaktan menüye aynı gün akmalıdır.

Fiyat artışını izlemenin son adımı, tedarikçi puan tablosuna 'fiyat istikrarı' notu eklemektir. Sık ve habersiz zam yapan tedarikçi, düşük fiyatlı olsa bile planlamayı bozar. Tedarikçiden fiyat değişikliğini en az bir hafta önceden yazılı bildirmesini isteyin; bu, anlaşmaya yazılabilecek en değerli maddelerden biridir. Restoran menü programı seçerken de toplu fiyat güncelleme özelliğinin olup olmadığına bakın; tek tek ürün düzenlemek, zam gününde saatler alır.